Una guía de Kubo CRM · Actualizada el 4 de noviembre de 2026
Centralizar leads de formularios, correo y WordPress en una sola lista
Un lead se pierde casi siempre por lo mismo: llega a un sitio donde nadie mira, o lo ve una persona y no se lo cuenta a nadie. Centralizarlos es juntar todos esos sitios en una sola lista. Esta guía recorre los canales por los que entra un contacto en una empresa pequeña, qué pasa con cada lead al entrar y qué comprobar para que no se queden por el camino.
Por qué se pierden
Casi nunca es un fallo técnico. Cada canal deja el lead en su propio sitio, y juntarlos a mano es un trabajo que se hace tarde, mal o nunca. Los cuatro casos más típicos:
- El formulario de la web manda un correo a una sola persona, y esa persona está de vacaciones.
- El plugin de formularios de WordPress guarda los envíos en el panel de la web, donde nadie entra, o solo los manda por correo.
- El aviso de un portal llega al correo de quien lo contrató y no se reparte.
- El anuncio recoge el contacto en una plataforma distinta de donde se trabaja, y alguien tiene que pasarlo.
Los canales que Kubo CRM recoge hoy
El formulario de tu web
Diseñas el formulario en Kubo CRM y pegas en tu página las dos líneas que te da: cada envío es un lead, sin plugins ni programar.
WordPress
Con el plugin de Kubo CRM, los envíos de Contact Form 7, Elementor, WPForms, Gravity Forms, Fluent Forms y Ninja Forms entran como leads sin tocar cada formulario. Si Kubo CRM no contesta en ese momento, el plugin guarda el envío y lo vuelve a intentar.
Typeform, Tally, Jotform y Google Forms
Cada servicio tiene su propia conexión en Integraciones: casi siempre es pegar una dirección en el otro servicio, y Kubo CRM entiende cómo manda los datos cada uno.
Los formularios de Google Ads
Los contactos que dejan tus anuncios de Google Ads llegan como leads, con la fuente que pongas a esa conexión.
Las reservas de Calendly y Cal.com
Cada reserva es un lead, con la fecha y la hora de la cita en su ficha (Calendly lo permite en sus planes de pago).
El correo
Reenvías los correos de Gmail, Outlook o de tu hosting a una dirección de Kubo CRM y cada uno se convierte en un lead. Con reglas por remitente, asunto o texto decides cuáles entran y, en el plan Pro, de qué fuente son. Sirve también para los avisos de un portal.
El webhook, Zapier y Make
Si tu web o tu herramienta puede mandar sus campos a una dirección, entra por el webhook universal. Con Zapier o Make llegan además los formularios de Facebook e Instagram y los de otros servicios.
A mano y desde un Excel
Lo que llega por teléfono o en persona se apunta en segundos, y una lista que ya tengas en un Excel o un CSV se importa con revisión previa: mira la guía Excel o CRM para gestionar leads.
Cada canal que trae leads cuenta como una integración de tu plan: 1 en Gratis, 5 en Equipo y sin límite en Pro. No cuentan importar un fichero, apuntar un lead a mano, los avisos a Slack, Teams o Telegram ni el envío a Zapier, Make o n8n (el envío, del plan Pro). Mira los precios.
Qué pasa con cada lead cuando entra
Entra con todo lo que mandó
Nombre, correo, teléfono y mensaje, y lo demás que traiga el formulario, queda en su ficha tal cual. Lleva la fuente que hayas elegido para esa conexión. Hace falta un correo o un teléfono: sin ninguno de los dos no hay cómo contestarle y no se crea el lead.
Si ya estaba, se suma
Si ese correo ya tiene un lead abierto, el envío se suma a su ficha en vez de crear otro, venga por el canal que venga.
Las reglas lo ordenan
Cada conexión puede tener reglas por remitente, asunto, texto, formulario, página o parámetros UTM. Dejar fuera lo que no es un lead —un aviso automático, un correo no deseado— está en todos los planes. En el plan Pro, una regla además le pone la fuente, el estado, el responsable o las etiquetas.
Alguien se encarga
Lo que no tiene responsable se ve de un vistazo y se asigna en un clic. En el plan Pro, el reparto puede ser automático, por turnos entre el equipo, y se salta a quien esté desactivado.
Con su primer paso
En el plan Pro, la regla puede dejar al lead nuevo con su primer paso en la agenda, como «Llamar» para hoy o para mañana. Sin Pro, el paso lo pones tú desde la ficha.
Y se avisa
Quien recibe un lead asignado lo ve en la campana de avisos, y tu equipo puede recibir en Slack, Teams o Telegram un aviso cuando entra un lead o se asigna. En el plan Pro, además, Kubo CRM avisa si un lead lleva demasiado tiempo sin que nadie lo atienda: a quien lo lleva o, si no lo lleva nadie, a quien supervisa al equipo.
Cinco comprobaciones para que no se escape ninguno
- Haz un envío de prueba de cada canal y mira que aparece entre los nuevos, con su mensaje y su fuente. Si pruebas el correo con la dirección de alguien de tu equipo, no se creará un lead: lo que manda el equipo se descarta a propósito.
- Una conexión por formulario, si tu plan lo permite (en Gratis, 1). Así sabes de cuál viene cada lead, y si una dirección se filtra, cambias solo esa.
- Confirma el reenvío de Gmail. Gmail manda un enlace de confirmación antes de activar el reenvío, y Kubo CRM te lo enseña en la pantalla del correo entrante.
- Mira lo que se deja fuera. Lo que descartan tus reglas, y lo que se descarta solo —respuestas automáticas, avisos de correo no entregado—, queda apuntado durante un tiempo, sin su contenido, para que compruebes que no estás tirando un lead de verdad.
- Repasa la lista cada semana. Lo que sigue sin responsable o sin próximo paso se ve con un filtro, y la agenda te dice a quién le toca hoy.
Con el correo, tres cosas que saber
- Entra lo que reenvíes desde ese momento. Kubo CRM no se conecta a tu buzón ni te pide su contraseña, así que los correos anteriores no entran: reenvíalos de nuevo si los necesitas. A cambio decides qué reenvías: con un filtro en tu correo, solo una parte.
- Algunos proveedores limitan el reenvío. En Microsoft 365, por ejemplo, el reenvío a una dirección externa suele venir desactivado y lo abre quien administra el correo de la empresa.
- Un aviso de formulario mal firmado puede perderse en el reenvío. Si tu web manda los avisos desde un hosting que no firma el correo, puede que el reenvío no los entregue bien. El plugin de WordPress y el webhook no dependen del correo.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si Kubo CRM no está disponible cuando llega un formulario de WordPress?
El plugin guarda el envío y lo vuelve a intentar más tarde, así que un corte puntual no lo pierde.
¿Y si el formulario no pide correo ni teléfono?
Entonces no se guarda: un lead tiene que traer algo con lo que contestarle. Conviene que el formulario pida al menos uno de los dos.
¿Y si la misma persona escribe por dos canales?
Si lo hace con el mismo correo y su primer lead sigue abierto, el segundo mensaje se suma a su ficha. Si llega solo con el teléfono, o con otro correo, entra como un lead nuevo.
¿Puedo recibir los formularios de Facebook e Instagram?
Hoy, con Zapier o Make, que los recogen y los mandan al webhook universal. Zapier y Make son servicios de otras empresas, con sus propios planes.
¿Hace falta saber programar?
No. El formulario de Kubo CRM, el plugin de WordPress, las conexiones de Typeform, Google Ads o Calendly y el correo entrante se montan pegando una dirección, una clave o un código que te da Kubo CRM, con su guía paso a paso. Solo si prefieres mandar tú los envíos desde el servidor de tu web, hace falta que alguien lo programe.
¿Cuántos canales puedo tener a la vez?
Los de tu plan: 1 en Gratis, 5 en Equipo y sin límite en Pro. Mira los precios.
¿Qué pasa si llego al límite de leads del plan Gratis?
Lo que llega por una integración no se pierde mientras haya sitio en la cola: queda apartado, y ves cuántos esperan pero no su contenido, hasta que entran. Lo hacen el día 1 del mes siguiente, los que quepan y por orden de llegada, o cuando cambies de plan. Pasado el máximo de lo que puede esperar, lo que llegue ya no se guarda, y crear un lead a mano se niega hasta entonces.
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- Integraciones
Los canales que puedes conectar, y cómo se conecta cada uno hoy.
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Manda a Kubo CRM tus formularios, o lo que pase por Zapier o Make: cada envío con un correo o un teléfono es un lead.
- Excel o CRM para gestionar leads
Cuándo basta una hoja de cálculo, cuándo se queda corta y cómo pasar tu Excel a un CRM.
- Para academias y centros de formación
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- Gestión de leads
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Gratis, Equipo y Pro: lo que incluye cada plan y cuánto cuesta, pagando el año o mes a mes.
Que ningún lead se quede sin respuesta
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