Una guía de Kubo CRM · Actualizada el 4 de noviembre de 2026
Excel o CRM para gestionar leads: cuándo basta la hoja y cuándo no
Una hoja de cálculo sirve para empezar, y a muchos negocios pequeños les sigue sirviendo. Se queda corta cuando los leads llegan por varios sitios, los lleva más de una persona y nadie sabe a quién le toca llamar. Esta guía te ayuda a decidirlo y explica cómo pasar tu Excel a Kubo CRM si hace falta.
Cuándo una hoja de cálculo es suficiente
Si recibes pocos leads, los llevas tú solo y entran por un único sitio, una hoja con cuatro columnas funciona: nombre, teléfono, estado y fecha de la última llamada. Es gratis, ya la sabes usar y no hay nada nuevo que aprender.
En general, una hoja basta mientras se cumplan estas cuatro cosas:
- Eres tú quien los apunta y quien los llama, sin repartirlos con nadie.
- Llegan por uno o dos canales y apuntar cada uno te lleva menos de un minuto.
- Con mirar la hoja sabes a quién tienes que llamar hoy.
- No necesitas saber de dónde vienen ni cuántos acabas cerrando.
Señales de que la hoja se te ha quedado corta
- Los leads llegan por varios sitios. El formulario de la web, el correo, una llamada, un anuncio… y alguien los copia a mano a la hoja, o una automatización lo hace sin avisar ni repartir. Los que no se copian, no existen.
- Se duplican. La misma persona escribe dos veces y aparece en dos filas, cada una con un estado distinto.
- No está claro quién lo lleva. En cuanto hay más de una persona, el «lo llamo yo» vive en un mensaje de WhatsApp y no en la hoja.
- Los seguimientos dependen de la memoria. «Llámale el jueves» no avisa a nadie, y la hoja no te dice a quién le toca hoy.
- Nadie sabe qué pasó con un lead. Quién cambió el estado, cuándo se le llamó y qué se habló se pierde con cada edición.
- No sabes qué canal funciona. Contar cuántos llegan de cada sitio y cuántos se cierran exige hacerlo a mano cada mes.
- Quien abre la hoja lo ve todo. Y no queda constancia de quién se ha llevado una copia de la cartera.
Qué hace una hoja y qué hace Kubo CRM
- Que entren los leads
- Con una hoja de cálculoAlguien copia y pega cada lead desde el correo, el formulario o la llamada, o una automatización lo hace pero no avisa ni reparte.
- Con Kubo CRMLos formularios de tu web, WordPress y el correo reenviado los traen solos, con el mensaje original y la fuente que hayas elegido para esa conexión. Lo que llega por teléfono se apunta en segundos. Te ahorras teclear y los olvidos.
- Los repetidos
- Con una hoja de cálculoHay que buscar a mano si esa persona ya estaba.
- Con Kubo CRMSi el mismo correo vuelve a escribir por un formulario o por correo y su lead sigue abierto, el mensaje se suma a su ficha. Al importar, eliges qué hacer con las filas repetidas.
- Quién lo lleva
- Con una hoja de cálculoUna columna de texto que cada uno rellena, o no.
- Con Kubo CRMCada lead tiene su responsable; lo que no tiene se ve de un vistazo y se asigna en un clic, de uno en uno o de diez en diez. En el plan Pro, también solo, por turnos.
- El seguimiento
- Con una hoja de cálculoUna columna de fechas que ordenar y mirar cada mañana.
- Con Kubo CRMCada lead lleva su próximo paso —llamar, WhatsApp, correo, reunión o tarea— y la agenda te enseña lo vencido, lo de hoy y lo que viene. Un seguimiento con hora te avisa un rato antes.
- Los estados
- Con una hoja de cálculoTexto libre: «llamado», «Llamado», «llamdo»…
- Con Kubo CRMEstados con los nombres de tu proceso, cada uno en su fase. Se cambian en la tabla o arrastrando una tarjeta en el tablero kanban.
- El historial
- Con una hoja de cálculoLo que se escribe encima se pierde. El historial de versiones del archivo (y en Google Sheets el de cada celda) ayuda, pero no cuenta qué pasó con cada lead.
- Con Kubo CRMLa ficha guarda cada cambio de estado o de responsable, cada nota y cada seguimiento, con quién lo hizo y cuándo.
- Los permisos
- Con una hoja de cálculoSe comparte el archivo, y quien lo abre suele ver todo.
- Con Kubo CRMTres roles de serie: propietario, gestor y comercial. En Equipo y Pro decides qué puede hacer cada uno, incluido exportar, y lees el registro de actividad.
- Los avisos
- Con una hoja de cálculoLa hoja no avisa por sí sola de que ha entrado un lead.
- Con Kubo CRMLa campana te avisa cuando te asignan un lead, y tu equipo puede recibir en Slack, Teams o Telegram un aviso cuando entra uno.
- Medir
- Con una hoja de cálculoFórmulas y tablas dinámicas a tu medida, montadas y puestas al día por ti.
- Con Kubo CRMCuántos llegan, cuántos ganas y de qué fuente vienen, siempre al día. En Equipo y Pro, además, un informe por periodo y por persona, en PDF.
Dónde la hoja sigue ganando
Un CRM de leads no sustituye a Excel para todo, y conviene saberlo antes de cambiar:
- Flexibilidad total. En una hoja añades una columna o una fórmula en un segundo. En Kubo CRM, lo que no viene de serie se crea como campo personalizado.
- Análisis a tu medida. Las tablas dinámicas y los gráficos hechos a mano no los iguala ninguna pantalla de estadísticas. Por eso exportas tus leads a CSV cuando quieras y los abres en Excel o en Google Sheets.
- Cero coste y cero aprendizaje. Si ya la usas y te sobra, no hay motivo para cambiar.
- Sin topes. Una hoja no tiene los límites del plan Gratis (2 usuarios, 100 leads nuevos al mes y un tope de filas por fichero al importar) ni un plan de pago.
Cómo pasar tu Excel a Kubo CRM
Deja la hoja con títulos
Una fila de títulos arriba —«Nombre», «Correo», «Teléfono»…— y una persona por fila. Si no sabes cómo dejarla, en la propia pantalla de importar tienes una plantilla, en Excel y en CSV, con los títulos que Kubo CRM reconoce solos.
Súbela
En Leads, pulsa «Importar» y sube el fichero .xlsx o un CSV. Si la tienes en Google Sheets, descárgala como Excel o como CSV. Un .xls antiguo o con contraseña no se lee: guárdalo antes como .xlsx.
Di qué es cada columna
Kubo CRM propone a qué dato va cada columna por su título —nombre, correo, teléfono, empresa, estado, fuente, responsable, etiquetas, valor, fecha de alta…— y tú lo cambias con un desplegable. Lo que no es ningún dato del lead se guarda en su ficha: no se tira nada sin que tú lo decidas.
Decide qué hacer con los repetidos
Una fila con el mismo correo o teléfono que un lead que ya tienes, o que otra fila del fichero, es un repetido. Puedes sumarla al lead abierto, saltarla o crearla igual.
Revisa y confirma
Antes de guardar nada, la pantalla te enseña cuántos leads nuevos entran, cuántas filas se suman a un lead, cuáles tienen un error y las primeras filas tal como quedarán. Entra todo de una vez o no entra nada, y si pulsas dos veces no se importa dos veces.
Una forma de probarlo con calma
No hace falta decidirlo de golpe. Importa una copia de tu hoja y trabaja un par de semanas con las dos. El plan Gratis incluye 2 usuarios y 100 leads nuevos al mes, y los importados no los gastan. Si no te convence, exportas a CSV y sigues con tu hoja. Mira lo que incluye cada plan en precios.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos leads son demasiados para Excel?
No hay una cifra: depende de cuántas personas los llevan y por cuántos sitios llegan. Con unos pocos al mes y una sola persona, una hoja basta. Con decenas por varios canales y dos personas, los problemas de las señales de arriba aparecen enseguida.
¿Puedo importar mi Excel a Kubo CRM?
Sí: en Leads, con «Importar». Admite .xlsx y CSV, te deja elegir a qué dato va cada columna y revisar el resultado antes de guardar nada.
¿Se me van a duplicar los leads al importar?
Antes de guardar, la pantalla te enseña los repetidos —mismo correo o mismo teléfono— y eliges sumarlos al lead que ya tienes, saltarlos o crearlos igual. Subir otra vez el mismo fichero es otra importación, y ahí deciden esas mismas opciones.
¿Se pierden las columnas que Kubo CRM no reconoce?
No: lo que no es ningún dato del lead se guarda en su ficha, con el nombre de la columna. Si tu empresa tiene campos propios, una columna puede ir a uno de ellos.
¿Se importan las fórmulas de mi hoja?
No: se lee el valor, no la fórmula. De una celda con fórmula entra el último resultado que calculó Excel.
¿Los leads importados cuentan para el límite del plan Gratis?
No gastan los 100 leads nuevos al mes de Gratis. Eso sí, en Gratis cada fichero tiene su propio tope de filas. Mira los precios.
¿Puedo volver a Excel si no me convence?
Sí: exportas tus leads a CSV cuando quieras, en todos los planes, y lo abres en Excel o en Google Sheets. Exportar necesita el permiso de exportar, que la persona propietaria tiene siempre.
¿Sirve si somos un equipo pequeño?
Sí: el plan Gratis incluye 2 usuarios, y el plan Equipo incluye 3 y admite más personas.
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Qué es, qué partes tiene y cómo se hace sin perder ningún contacto.
- Centralizar leads en una lista
Los leads de formularios, correo y WordPress en una sola lista, con su responsable y su seguimiento.
- Tablero kanban
Tus leads en columnas por estado: arrastrar una tarjeta es cambiarle el estado.
- Precios
Gratis, Equipo y Pro: lo que incluye cada plan y cuánto cuesta, pagando el año o mes a mes.
Que ningún lead se quede sin respuesta
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