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CRM para academias y centros de formación: seguir a cada interesado sin perder el hilo
Una academia recibe interesados por su web, por los portales de cursos que le avisan por correo, por teléfono y por recomendación. Kubo CRM los junta en una sola lista, con el curso que pidió cada uno y de dónde vino, y te deja seguirlos hasta que se matriculan o dicen que no.
De dónde te llegan los interesados
- Tu web. El formulario de información o de preinscripción, conectado con el formulario de Kubo CRM, el plugin de WordPress, Typeform, Tally, Jotform o Google Forms: cada envío entra solo, con su mensaje.
- Los portales de cursos. Si te avisan por correo de cada interesado, reenvías esos avisos a una dirección de Kubo CRM y cada aviso se convierte en un lead. Más abajo, cómo se lee.
- El teléfono y WhatsApp. Se apuntan a mano en unos segundos, con su fuente.
- Las reservas de una charla o una visita con Calendly o Cal.com: la cita queda en la ficha.
- Las listas de antes. Los interesados que tienes en un Excel o un CSV se importan con revisión previa: mira la guía Excel o CRM para gestionar leads.
Los avisos de los portales, un lead por interesado
Un portal de cursos suele avisar siempre desde la misma dirección. Si un CRM leyera ese aviso como un correo cualquiera, todos los interesados acabarían en un único lead, el del portal, y los de verdad no saldrían en ninguna lista. Kubo CRM lo evita: de cada aviso crea el lead de la persona interesada, no el del portal, y si esa persona vuelve a pedir información mientras su lead siga abierto, el mensaje se suma a su ficha.
Hoy hay un lector hecho a medida para Cursostic: del aviso saca el nombre, el correo, el curso, la provincia, la situación laboral y el nivel de estudios, y lo que no es un dato de contacto queda en la ficha, en lo que llegó con el aviso. Si el portal tapa parte del teléfono, Kubo CRM no se inventa el número: lo guarda tal como viene, para que sepas dónde verlo. Si el portal cambia su aviso, se lee como el de cualquier otro portal que envía avisos.
Con otros portales funciona si el aviso trae el correo o el teléfono del interesado en el texto: añades su dirección o su dominio en «Remitentes que envían avisos de leads», en la pantalla del correo entrante, y Kubo CRM lee las líneas del aviso. No hay un lector a medida, así que lo que no se reconozca queda entero en la ficha; y si el aviso no trae ni correo ni teléfono, no se crea el lead.
El aviso que llega al correo
- Curso solicitado
- Inglés B2
- Nombre completo
- Ana Pérez
- Teléfono
- 6666**** (Ver en portal)
- Correo electrónico
- ana@example.com
- Provincia
- Sevilla
- Situación laboral
- Desempleada
El lead en Kubo CRM
Ana Pérez
Nuevo- Correo
- ana@example.com
- Fuente
- Cursostic
Lo que llegó con el aviso
- Curso
- Inglés B2
- Provincia
- Sevilla
- Situación laboral
- Desempleada
- Teléfono en Cursostic
- 6666**** (Ver en portal)
Qué guardar de cada interesado
Además del nombre, el correo y el teléfono, los campos propios guardan lo que necesitas para llamar bien. Se crean en Configuración y salen en la ficha, en el formulario y, si quieres, en la tabla:
- El curso o el grupo que le interesa.
- El horario que prefiere.
- Su nivel de partida.
- Cómo nos conoció.
Del primer contacto a la matrícula
Los estados los nombras tú. Por ejemplo, una academia puede usar: Nuevo, Contactado, Visita o prueba de nivel, Matrícula pendiente, Matriculado y No matriculado. Cada uno va en su fase —abierto, asignado, ganado o perdido—, y en el tablero kanban ves cuántos hay en cada punto.
Y cada lead lleva su próximo paso —llamar, escribir por WhatsApp, mandar un correo, una reunión o una tarea—. La agenda te dice a quién le toca hoy y qué se ha quedado atrás, así que un interesado que no contesta a la primera no se pierde: se reprograma. Apunta el precio del curso como valor del lead y cada columna del tablero enseña lo que suman sus tarjetas.
Qué portal o qué canal te trae matrículas
Si pones una fuente a cada conexión, Kubo CRM cuenta cuántos leads llegan de cada una y cuántos acabas ganando. Ponlo al lado de lo que inviertes en cada portal y sabrás cuál te compensa frente a tu web o a las recomendaciones. En Equipo y Pro, además, tienes un informe por periodo y por persona —ganados, perdidos, conversión y valor— que se baja en PDF.
Para el equipo de admisiones
Cada interesado tiene su responsable, lo que está sin asignar se ve de un vistazo y así sabes quién lo llama y qué se habló. En el plan Pro, además, el reparto puede ser por turnos, cada lead nuevo puede llegar con su primer paso puesto («Llamar» hoy o mañana) y Kubo CRM avisa si un interesado lleva demasiado tiempo sin que nadie lo atienda.
Preguntas frecuentes
¿Kubo CRM lee los avisos de los portales de cursos?
Sí, reenviándolos a una dirección de Kubo CRM. Hay un lector hecho a medida para Cursostic, y con otros portales funciona si el aviso trae en el texto el correo o el teléfono del interesado. Lo que no se reconozca queda entero en la ficha.
¿Cada interesado es un lead distinto aunque el aviso salga siempre de la misma dirección?
Sí: de cada aviso se crea el lead de la persona interesada, no el del portal. Si la misma persona vuelve a pedir información con el mismo correo mientras su lead siga abierto, el mensaje se suma a su ficha.
¿Y si el portal me tapa el teléfono?
Kubo CRM no se inventa el número: lo que viene tapado se guarda tal cual en la ficha, para que sepas dónde verlo. El lead entra con su correo.
¿Gestiona matrículas, cobros o un aula virtual?
No. Kubo CRM sigue al interesado desde que pide información hasta que dice sí o no. La matrícula, los cobros y las clases las llevas con tu programa de siempre, y aquí apuntas el estado y, si quieres, el importe.
¿Puedo meter la lista de interesados que tengo en un Excel?
Sí, con «Importar» en Leads: eliges a qué dato va cada columna y revisas el resultado antes de guardar. Tienes los pasos en la guía Excel o CRM para gestionar leads.
¿Sirve para una academia pequeña?
Sí. El plan Gratis incluye 2 usuarios, 100 leads nuevos al mes y, de integraciones, 1 (el correo entrante o el formulario de tu web, por ejemplo); el plan Equipo, 5. Mira los precios.
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Que ningún lead se quede sin respuesta
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